หน่วยงานรัฐเลือกเครื่องพิมพ์และเครื่องถ่ายเอกสารอย่างไร ให้คุ้มทั้งตอนซื้อและตอนใช้

เริ่มจากปริมาณงานจริง ไม่ใช่สเปกที่สูงที่สุด

เวลาตั้งงบจัดซื้อเครื่องถ่ายเอกสารหรือเครื่องพิมพ์ให้หน่วยงาน สิ่งที่ควรเปิดดูก่อนสเปกคือ ปริมาณงานพิมพ์ต่อเดือนที่เกิดขึ้นจริง ลองรวมจากจำนวนรีมกระดาษที่เบิกในแต่ละเดือน หรือดูตัวเลขหน้าพิมพ์สะสมที่เครื่องเดิมรายงานไว้

ตัวเลขนี้จะบอกได้ว่าต้องการเครื่องระดับไหน ถ้าเลือกเครื่องที่แรงเกินความจำเป็น งบจะจมไปกับความสามารถที่ไม่ได้ใช้ แต่ถ้าเลือกเล็กเกินไป เครื่องจะทำงานหนักตลอดเวลาและเสียบ่อยจนกระทบงานเอกสารของหน่วยงาน

• ความเร็ว (ppm): ดูว่าช่วงที่งานเยอะที่สุด เช่น ปลายปีงบประมาณ ต้องพิมพ์ทีละกี่ชุด
• ปริมาณงานที่ผู้ผลิตแนะนำต่อเดือน: ควรเผื่อไว้ให้สูงกว่างานจริงพอสมควร ไม่ใช่ใช้ชนเพดาน
• ถาดกระดาษ: ถ้าต้องเติมกระดาษวันละหลายรอบ เจ้าหน้าที่จะเสียเวลาไปกับเรื่องนี้ทุกวัน

ฟังก์ชันที่หน่วยงานได้ใช้จริงทุกวัน

งานเอกสารราชการมีลักษณะเฉพาะ ฟังก์ชันที่คุ้มค่าที่สุดจึงมักเป็นเรื่องพื้นฐานที่ใช้ทุกวัน มากกว่าฟังก์ชันพิเศษที่ใช้ปีละครั้ง

• ถาดป้อนเอกสารอัตโนมัติ (ADF): จำเป็นมากเวลาต้องสแกนหรือถ่ายสำเนาเอกสารหลายสิบหน้าติดกัน
• พิมพ์สองหน้าอัตโนมัติ: ช่วยลดกระดาษได้ราวครึ่งหนึ่งในงานที่อนุญาตให้พิมพ์สองหน้า
• สแกนเข้าอีเมลหรือโฟลเดอร์: ทำให้ส่งเรื่องต่อได้โดยไม่ต้องเดินไฟล์
• การกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้: หน่วยงานที่ต้องคุมงบพิมพ์หรือคุมเอกสารลับ ควรดูว่าเครื่องรองรับการใส่รหัสก่อนสั่งพิมพ์หรือไม่

เรื่องที่มักถูกลืมตอนเทียบราคา คือค่าหมึกระยะยาว

ราคาเครื่องเป็นค่าใช้จ่ายครั้งเดียว แต่ค่าหมึกเป็นค่าใช้จ่ายที่จะอยู่กับหน่วยงานไปตลอดอายุการใช้งาน เครื่องสองรุ่นที่ราคาใกล้กันอาจมีค่าใช้จ่ายต่อหน้าต่างกันมาก เราเจอกรณีแบบนี้บ่อยครับ

วิธีประเมินคร่าว ๆ คือนำ ราคาตลับหมึก ÷ จำนวนหน้าพิมพ์ที่ผู้ผลิตระบุ จะได้ต้นทุนต่อหน้าเป็นจุดตั้งต้น แล้วคูณด้วยปริมาณงานต่อเดือน จะเห็นภาพค่าใช้จ่ายรายปีชัดขึ้น ทั้งนี้จำนวนหน้าที่ได้จริงขึ้นอยู่กับเนื้อหาที่พิมพ์ ตัวเลขบนกล่องจึงเป็นค่าประมาณเพื่อเปรียบเทียบ ไม่ใช่คำรับประกัน

สามคำถามที่ควรถามผู้ขายก่อนตัดสินใจ

1. รุ่นนี้ใช้ตลับรหัสอะไร และหาซื้อได้ทั่วไปไหม เครื่องบางรุ่นใช้ตลับเฉพาะที่มีผู้ขายน้อยราย เวลารีบใช้จะหายาก
2. มีตลับความจุสูงให้เลือกหรือไม่ หน่วยงานที่พิมพ์มาก ตลับความจุสูงมักคุ้มกว่าเมื่อคิดเป็นต้นทุนต่อหน้า
3. ต้องเปลี่ยนชุดดรัมหรืออะไหล่สิ้นเปลืองอื่นด้วยไหม บางรุ่นมีค่าใช้จ่ายส่วนนี้แยกจากตลับหมึก ควรนำมารวมในการคำนวณ

ซื้อขาดหรือเช่า แบบไหนเหมาะกับหน่วยงานของคุณ

ไม่มีคำตอบที่ถูกสำหรับทุกหน่วยงานครับ ถ้าปริมาณงานนิ่งและมีทีมพัสดุพร้อมดูแล การซื้อขาดแล้วจัดซื้อหมึกเองมักคุมต้นทุนได้ดีกว่าในระยะยาว แต่ถ้างานขึ้นลงตามฤดูกาลและไม่อยากให้เครื่องเสียแล้วงานหยุด การเช่าก็ตอบโจทย์กว่า

ข้อควรรู้ด้านระเบียบจัดซื้อ

การจัดซื้อของหน่วยงานรัฐอยู่ภายใต้ พระราชบัญญัติการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ พ.ศ. 2560 ซึ่งกำหนดวิธีจัดซื้อไว้หลายแบบตามวงเงินและลักษณะงาน

กรณีที่พบบ่อยที่สุดสำหรับการซื้อหมึกพิมพ์และวัสดุสำนักงานคือ วิธีเฉพาะเจาะจง ซึ่งใช้ได้เมื่อวงเงินการจัดซื้อครั้งหนึ่งไม่เกินที่กฎกระทรวงกำหนด คือ 500,000 บาท ตามมาตรา 56 (2) (ข) โดยเจ้าหน้าที่พัสดุเจรจาตกลงราคากับผู้ขายได้โดยตรง

สิ่งที่ทำให้ขั้นตอนเอกสารราบรื่นขึ้น คือขอ ใบเสนอราคาที่ระบุรายละเอียดครบ ทั้งรหัสสินค้า ยี่ห้อ รุ่นที่รองรับ จำนวน ราคาต่อหน่วย กำหนดส่งมอบ และเงื่อนไขการรับประกัน เพราะเป็นข้อมูลที่ต้องใช้ทั้งตอนขออนุมัติและตอนตรวจรับ

ข้อมูลข้างต้นเป็นแนวทางทั่วไป ระเบียบภายในและอำนาจอนุมัติของแต่ละหน่วยงานอาจต่างกัน ควรตรวจสอบกับเจ้าหน้าที่พัสดุของหน่วยงานอีกครั้ง

เช็กลิสต์ก่อนทำเรื่องจัดซื้อ

1. ปริมาณงานพิมพ์ต่อเดือน จากจำนวนรีมกระดาษที่เบิก หรือเลขหน้าสะสมของเครื่องเดิม
2. ฟังก์ชันที่ต้องมีจริง แยกให้ชัดจากฟังก์ชันที่มีก็ดี
3. รหัสตลับหมึกของรุ่นที่เล็ง พร้อมราคาและจำนวนหน้าพิมพ์ เพื่อคิดต้นทุนต่อหน้า
4. ค่าอะไหล่สิ้นเปลืองอื่น เช่น ชุดดรัม ถ้ารุ่นนั้นแยกจากตลับหมึก
5. เงื่อนไขหลังการขาย ใครรับเรื่อง ติดต่อช่องทางไหน และใช้เวลาเท่าไร
6. ใบเสนอราคาที่ระบุรายละเอียดครบ สำหรับใช้ประกอบการอนุมัติและตรวจรับ